QDMS açık, şeffaf, hızlı ve güvenilir bir Entegre Yönetim Sistemi

  • Şirket Profili

    izgaz Sektör: Enerji Lokasyon: Kocaeli

    Müşteri Görüşü

    Şu an geldiğimiz aşamada, çok net bir şekilde görebiliyoruz. QDMS ve Ensemble Süreç Çizim Programı sayesinde, belirttiğimiz ihtiyaçları karşılamakla kalmayıp daha da ötesine geçen, sürekli iyileştirilmeye açık, şeffaf, hızlı, güvenilir bir Entegre Yönetim Sistemi’ne sahip olduk.

    Author's imageDidem ONAYKalite ve İç Kontrol Departman Yöneticisi
  • Faaliyet Alanı

    İZGAZ GDF SUEZ 1992 yılında kuruldu ve 2009 yılının başında Dünya’nın en önde gelen enerji firmalarından biri olan ENGIE Grubunun bir parçası oldu. 240 çalışanıyla Gebze ve Karamürsel dışında tüm Kocaeli’ye gaz arz eden, Türkiye’nin can damarı Kocaeli sanayisine ve yaklaşık 300.000 konut müşterisine 10 adet RMS-A, 111 adet müşteri istasyonu, 85 adet bölge regülatörü ve 3353 km doğal gaz şebekesiyle hizmet vermektedir.
    İZGAZ GDF SUEZ, doğal gaz dağıtım şebekesini Kocaeli’nin köylerine varıncaya dek genişletmiş ve Kartepe’de gerçekleştirdiği yapım çalışmaları ile dünyada en yüksek rakıma (1700 mt) doğal gaz götürmüştür.

    Problem

    Şirketimizde 2004 senesinden bu yana Kalite Yönetim Sistemi faaliyetleri yürütülmektedir. Bu süre boyunca doküman ve süreç yönetimi takibi farklı bir sistem kullanılarak yapılıyordu. Sistem sadece kayıtların tutulması ve şirket içinde çalışanlar tarafından dokümanlara ulaşılmasını sağlıyordu. Ancak şirketimizde bundan fazlasına ihtiyacımız vardı. Etkin bir Entegre Yönetim Sistemi için aşağıdaki faaliyetleri gerçekleştirebilmek istiyorduk:
    • Departmanlar arası iletişimi ve koordinasyonu güçlendirmek,
    • Bir doküman oluştururken hangi süreçlere etki ettiklerini gözlemleyebilmek,
    • Süreçleri etkin bir performans sistemiyle ölçebilmek, yetki ve sorumlulukları belirleyebilmek,
    • Başlangıcından sonuna kadar İzgaz’ da yürütülen tüm faaliyetleri takip edebilmek,
    • Departmanların faaliyetlerini etkileyen bir konuyla ilgili kendilerine bir görev oluşturulmadan önceden bilgi sahibi olarak, kendi görüşlerini bildirebilmek,
    • Oluşturulmak istenen doküman sistemde mevcut ise, aynı konuya ilişkin ikinci bir dokümanın hazırlanmasını engellemek,
    • Doküman onaylarını daha hızlı ve etkin bir şekilde gerçekleştirebilmek
    Hedefimiz; tüm şirket çalışanlarına öğrenmesi kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahip, kendilerini Kalite Yönetim Sistemi’nin bir parçası hissedebilecekleri, doküman yönetimiyle ilgili kendilerine atanan, geciken ve zaman aşımına uğrayan işleri bir sistem üzerinden uyarılarla kolay ve hızlı bir şekilde takip edebilecekleri, şirket dışında çalışan personellerimizin akıllı cihazlar yardımıyla dokümanlara kolayca ulaşabilecekleri bir sistem sunmaktı.
    Bimser Çözüm’ ü tercih etmemizin sebebi QDMS ve Ensemble yazılımlarının, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili tüm dokümantasyon ve süreç yönetimiyle ilgili ihtiyaçlarımıza cevap vermesidir. Bunun dışında Bimser Çözüm tarafından geliştirilen ürünlerin, Türkiye’nin önde gelen pek çok firması tarafından kullanılıyor olması, yazılım hizmetinin yanı sıra çözüm ve danışmanlık konusunda tecrübeli bir kadroyla faaliyet göstermesi ve İzmit bölgesinde yer alması Bimser Çözüm ile çalışmamızda etkili olmuştur.

    Çözüm

    Bimser Çözüm’e sistemi uzun yıllardır kullanan meslektaş tavsiyesiyle duyduk. Projenin kurumumuza sağladığı en büyük fayda;

    • Departmanlar arası iletişim ve koordinasyonu güçlendirerek, departmanların faaliyetlerini etkileyen bir konuyla ilgili kendilerine bir görev oluşturulmadan önceden bilgi sahibi olmaları, kendi görüşlerini bildirebilmeleri, tüm atanan işler, geciken ve zaman aşımına uğrayan işlerin e-mail ile yoluyla iletilmesi ve böylece işlerin takibini kolaylaştırması ve hızlandırması, önceden ıslak imzayla yürütülen onay sürecinin, tamamen sistem üzerinden yapılarak, kâğıt tasarrufu sağlayan ve çevreye duyarlı bir sistem yaratmış olmasıdır.

    Tecrübeler

    Bimser’in deneyimli ekibi, bütün bu süreç boyunca ve hala her ihtiyaç duyduğumuzda en kısa sürede en etkin çözüm önerisiyle bizi destekledi.

    3,5 ay gibi bir sürede tüm eğitimler alındı, dokümanlar aktarıldı, Şirket içi eğitimler verildi ve QDMS, tüm çalışanların kullanımına açıldı. İzgaz, Kalite’ye çok önem veren ve yapılan her işi dokümante eden, QDMS’e geçiş yapılmadan önce tüm dokümanların QDMS’te kullanıma hazır bir şekilde yer almasını tercih eden bir şirket olduğu için bizi en çok zorlayan kısım doküman aktarımı oldu. İkinci bir zorluk da QDMS’in işleyişini İzgaz’ın organizasyon yapısına uygun hale getirmek oldu. Bimser’in deneyimli ekibi, bütün bu süreç boyunca ve hala her ihtiyaç duyduğumuzda en kısa sürede en etkin çözüm önerisiyle bizi desteklediler.

    Şu an geldiğimiz aşamada, en doğru sistemi tercih ettiğimizi çok net bir şekilde görebiliyoruz. QDMS ve Ensemble Süreç Çizim Programı sayesinde, belirttiğimiz ihtiyaçları karşılamakla kalmayıp daha da ötesine geçen, sürekli iyileştirilmeye açık, şeffaf, hızlı, güvenilir bir Entegre Yönetim Sistemi’ne sahip olduk.

    Bu vesileyle, Bimser Çözüm Ekibine desteklerinden dolayı tekrar çok teşekkür ederiz.