QDMS, Borsamız için “İyi Uygulama Örneği“ Olarak Raporlandı

  • Şirket Profili

    İstanbul Ticaret Borsası Sektör: Finans Lokasyon: İstanbul

    Müşteri Görüşü

    QDMS Sistemini kullandıkça ve tanıdıkça sistem üzerindeki hakimiyetimiz arttı. Dokümanlar otomatik olarak takip edildiği için hata yapma riskimiz azaldı.

    Author's imageÖzlem Kocabıyıkoğluİnsan Kaynakları Kalite ve Eğitim Müdürü
  • Faaliyet Alanı

    Ticaret borsaları, borsaya dahil maddelerin (zirai ve hayvansal ürünlerin, bunlara işlenmiş olanlarda dahil) alım satımı ve borsada oluşan fiyatlarının tespit, tescil ve ilânı işleriyle meşgul olmak üzere kurulan kamu tüzel kişiliğine sahip kurumlardır. Bu nitelikleri itibariyle Ticaret Borsaları; Etkin işleyen piyasa mekanizmasının oluşmasında, ürünlerin gerçek değerinin belirlenmesi fiyat hareketlerinde istikrarın sağlanması, alım satımın güvenilir fiyatlar üzerinden yapılması ulusal ve uluslar arası piyasalar arasında dengenin kurulması fonksiyonlarını yerine getirmek zorundadırlar.

    Problem

    Bimser Çözüm ile tanışmadan önce Kalite Yönetim Sistemi kapsamında Bilgi İşlem Şubesi tarafından yazılan bir program kullanmaktaydık. Bu kapsamda yapılan faaliyetler geliştikçe programımız yetersiz kalmaya başladı. Dokümanların sisteme aktarılması, iptali, revizyonu, sisteme raporların yüklenmesi, aynı zamanda da personel sıkıntısı yaşadığımızdan dolayı hata yapma riskini doğuruyordu. Yaptığımız çalışmaları manuel takip ediyorduk. Ya yapılan programı geliştirecektik, ya da dışarıdan yapılan işleri otomatik takip edecek yeni bir program satın alacaktık.

    Çözüm

    Ürünün kurum isteklerimizi karşılayabilmesi, sistem takibinin otomatik olarak kayıt altına alınması, firmanın referanslarının güçlü olması Bimser Çözüm’ü tercih etmemizde etkili oldu. İmplentasyon sürecinde firma tarafından yönlendirilen yetkililerin sıcak ve yakın ilgisiyle karşılaştık. İş yoğunluğu ve yaz dönemi nedeniyle dört personel tarafından dönüşümlü olarak eğitimlere katıldık. Kullandığımız Kalite Yönetim Sistemi Portalında mevcut tüm dokümanları yeni sisteme aktarmaya başladık. Zorlu ve sıkıntılı bir süreç oldu. Çünkü Kasım 2014‘de TOBB Akreditasyon Belgesi alabilmek için denetimden geçecektik. Akretidasyon, ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin üzerine kurulacağından dolayı kısıtlı süremiz vardı. Az personelle çok iş yapmamız gerekiyordu. Çok çalıştık, zorlandık, takıldığımız yerlerde firma yetkililerinden destek aldık ve başardık. Acemilik döneminde çok zor gelen işlemleri şu anda kolaylıkla gerçekleştirebiliyoruz.

    Tecrübeler

    QDMS, Borsamız için “İyi Uygulama Örneği“ Olarak Raporlandı Bimser Çözüm’e, Internet üzerinden yapılan araştırmalar sonucunda ulaştık. Kalite Yönetim Sistemimizi manuel kullanmaktan kurtularak, yeni sistem ile dokümanların revizyonlarında, iptalinde, yeni dokümanların sisteme yüklenmesinde, eğitim taleplerini sistem üzerinden alınmasında, personel anketleri uygulamasında, süreç performans gösterge değerlerinin girilmesinde ve otomatik rapor alınmasında kolaylık sağladı. Ayrıca ISO 9001 denetimimizde tüm dokümanlarımız bilgisayar ortamda QDMS sistemi üzerinden evrak kirliliği olmadan kontrollü bir şekilde sağlıklı ve hızlı bir şekilde denetlendi. Bimser Çözüm Yetkililerinden Gerekli Desteği Zamanında Aldık 4-5 ay yoğun çalışmanın sonucunda sistem kullanılır hale geldi. Acemilik sürecinin getirdiği zorlukları yaşadık. Yaz dönemine denk geldiği için ve kısıtlı süremiz olması nedeniyle eğitim genele yayılamadı. Eğitimi az sayıdaki personelin almasından dolayı ilk aşamada sisteme adaptasyonda zorlandık. Bimser Çözüm’ün destek ve yardımlarına ihtiyaç duyduk. Firma tarafından görevlendirilen yetkililerden tüm desteği zamanında aldık. QDMS Sistemini kullandıkça ve tanıdıkça sistem üzerindeki hakimiyetimiz arttı. Dokümanlar otomatik olarak takip edildiği için hata yapma riskimiz azaldı. İlk hedefimiz Akreditasyon ve ISO 9001 yenileme denetiminlerini sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmekti. Bu hedefimize ulaştık. Akreditsayon denetiminde QDMS Sistemi Borsamız için “İyi Uygulama Örneği“ olarak raporlandı. İmplementasyon süreci ve uygulama ekibi sıcakkanlı, güler yüzlü, samimi ve sorunlarımızın çözümü konusunda bilgili ve etkiliydi.

    Yeni İş Birlikleri

    Bimser Çözüm’ün diğer ürünlerini kullanmayı düşünürüz. Diğer birim yöneticilerine de Bimser Çözüm’ü öneririz.