Kullanıcı dostu ekranlar ve anlaşılır yapısı ile QDMS yine ilk tercih oldu!

  • Şirket Profili

    vakko Sektör: Perakende Lokasyon: İstanbul

    Müşteri Görüşü

    Kullanıcı arayüzünün diğer rakiplerinden daha başarılı, anlaşılır ve basit olması bizi ilk etkileyen özelliklerinden oldu. Dokümanlara tanımlanabilen kişi ve grup bazlı yazdırma/görüntüleme yetkisi ve yapılan revizyonları dağıtım listesindeki bölümlere anında iletmesi diğer beğenimizi kazanan özelliklerinden olmuştu.
    Author's imageAyşegül İLKENTAPARİş Geliştirme Birim Yöneticisi
  • Faaliyet Alanı

    Türkiye’nin öncü moda markası Vakko’nun temeli, 1934 yılında Vitali Hakko tarafından “Şen Şapka” adıyla kurulan küçük bir şapkacı dükkanı ile atıldı. Vitali Hakko, 1938 yılında “en iyisini isteyen müşteriler için en iyisini üretme” anlayışı ile emprime kumaş ve eşarp üretimine başladığında “Şen Şapka”nın ismi Vakko olarak değiştirildi. İlk Vakko mağazasını 1962’de Beyoğlu’nda açarak Türkiye’de giyim dünyasını “Modern Mağazacılık” adlı yepyeni bir olgu ile tanıştırdı. Vakko Beyoğlu’nun o güne kadar açılan en büyük mağaza olmanın yanı sıra, yeni bir konsept olan yüksek kalite, lüks giyim ve üstün müşteri memnuniyetinin de öncülüğünü yaptı. Vakko Beyoğlu ile müşteriler ilk kez pazarlıksız satış, düzenli indirimli satış, satılan malın değiştirilmesi ve geri alınması gibi çağdaş uygulamalar ile tanıştı. 1968’de, Merter’de 36 bin m2 toplam ve 29 bin m2 kapalı alanıyla ünlü Vakko Fabrikası inşa edildi. Daha sonra bu alanın ihtiyaçları karşılamamasından dolayı Vakko, Kasım 2008’de Merter’deki fabrikasını Esenyurt’a taşıyarak Vakko Üretim Merkezi’ni faaliyete geçirdi. 2010’da ise yönetim merkezini Nakkaştepe’de inşa ettiği Vakko Moda Merkezi’ne taşıdı. Vakko Moda Merkezi moda, teknoloji ve sanatı bir araya getiren yapısı, Türkiye’de ve dünyada ilkleri temsil eden özel tasarımıyla şu ana kadar uluslararası alanda dört ayrı ödüle layık görüldü. 2013 yılında, geleceğin moda endüstrisini yaratacak profesyoneller yetiştirmek amacı ile dünyanın en köklü moda okulu Esmod ile buluşarak Vakko Esmod Moda Akademisi kuruldu. Sektörde her zaman ilklere imza atan Vakko, Vakko Esmod Moda Akademisi ile Türkiye’de moda eğitimi veren ilk ve tek marka oldu. 1996 yılında Türkiye’nin en prestijli beş markasından biri seçilen Vakko, en son DORinsigth Araştırma Şirketi’nin yaptığı araştırmada lüks denince yerli marka sıralamasında ilk akla gelen marka oldu. Türk moda sektörünün öncüsü Vakko Grup bünyesinde bugün 10 ayrı mağazacılık konseptini barındırmaktadır. Vakko Grup 2015 itibariyle, 17 Vakko, 9 Outlet Vakko, 34 Vakko Boutique, 3 Vakko Home, 4 Vakko Wedding House, 2 Vakko Chocolate, 13 Vakkorama, 31 W Collection, 2 Vakko Mare, 2 Christofle, 4 Pronovias ve biri Nişantaşı’nda diğerleri de Vakko’larda bulunan V2K designers mağazaları ile moda severlerle buluşuyor. Vakko ürünleri ayrıca Türkiye’nin 63 farklı ilinde, farklı satış kanalları üzerinden satışa sunulmaktadır.

    Problem

    Üretim Merkezimizde Kalite Yönetim Sistemleri 2012 yılından beri aktif olarak yürütülmektedir. QMDS Entegre Yönetim Sistemine geçene kadar hazırda kullandığımız ve bizim için özel olarak yapılan bir portale sahiptik. Fakat ihtiyaç duyulan sertifikaların alınabilmesi için gerekli dokümantasyonun hazırlanması sırasında yaşanan koşuşturma ve bu alanda henüz yeni olmanın getirmiş olduğu tecrübesizlik yüzünden ilk hazırlamış olduğumuz portalin sistem oturduktan sonra ihtiyaçlarımızı tam olarak karşılamadığına karar kıldık. Kendi portalimiz dosyalara erişim sağlama konusunda ihtiyaçlarımızı karşılasa da, yeni hazırlanan veya revize edilen dokümanların dağıtımı konusunda eksikliklere sahipti. Ayrıca dokümanları pozisyon ve grup bazlı yetkilendirme ve yazdırma konusunda eksiklikler yaşıyorduk. Bunların dışında şirket içindeki Düzenleyici ve Önleyici Faaliyetler ile Denetim Faaliyetlerinin kağıt üzerinde hazırlanması ve takip edilmesi bu konuda Kalite Yönetim Temsilcisinin iş yükünü fazlasıyla arttırmaktaydı. Yapılan toplantılar sonucunda ihtiyaçlarımızı daha fazla karşılayacak bir entegre kalite yönetim sistemi kullanarak dokümanları hazırlayan ve takip eden İş Geliştirme Birimi ve kalite sistemlerini yöneten Kalite Yönetim Temsilcisinin üzerindeki iş yükünü hafifletebileceğimizi fark ettik. Ardından bu konudaki başarılı ve güçlü referans sahibi firmaları araştırarak yazılımlarını inceledik.

    Çözüm

    Bimser çalışanlarının profesyonelliği de onları tercih etmemizin sebeplerindendi. Kullanıcı arayüzünün diğer rakiplerinden daha başarılı, anlaşılır ve basit olması bizi ilk etkileyen özelliklerinden oldu. Dokümanlara tanımlanabilen kişi ve grup bazlı yazdırma/görüntüleme yetkisi ve yapılan revizyonları dağıtım listesindeki bölümlere anında iletmesi diğer beğenimizi kazanan özelliklerinden olmuştu. Bütün bunların yanında tamamen sistematik olarak ilerleyen ve takip etmesi oldukça kolay olan DÖF ve Denetim Modüllleri bizi ayrıca etkilemişti. Bize göre QDMS’i kullanan firmalardan alınan feedback’lerin sürekli sistemi geliştirilmek için kullanılması da yazılımın bu kadar başarılı olmasının başlıca sebeplerindendir. Bütün bunlardan hariç olarak ilk tanışmadan son eğitime kadar Bimser çalışanlarının profesyonelliği de onları tercih etmemizin sebeplerindendi. Önceki sistemimizi bırakarak QDMS’e geçişimiz oldukça kolay oldu. Zaten hazır olan dokümanlarımızı aktarıma uygun formata getirdikten sonra gerisini QDMS’in aktarım araçlarına bıraktık. Kısa bir süre içerisinde tüm dokümanlarımızı sisteme aktarmış olarak klasör yetkilerini ayarlıyorduk.

    Tecrübeler

    Sorduğumuz tüm sorulara Destek Ekibi tarafından hızlı ve açıklayıcı cevaplar aldık. Çözüm süresince diğer firmaların çalıştıkları yazılımlar ile ilgili araştırmalarımız oldu. Bimser de yaptığımız araştırmalar sonucunda ürünlerini denemeye karar verdiğimiz birkaç firmadan biriydi. Firmaların satış ve ürün destek ekipleri ile yapılan deneme çalışmaları sonucunda tüm yazılımların artı ve eksilerini belirleyerek ağırlıklı ortalamada en yüksek puanı alan Bimser’i seçtik. Sistemin hazır hale getirilmesi ve eğitimlerin tamamlanarak kullanıma açılması yaklaşık dört ay sürdü. Bu süre zarfında herhangi bir büyük zorluk yaşamadık. Yaşadığımız tek zorluk doküman sayımız fazla olduğu için yeni aktardığımız dokümanların yetkilerin ayarlanmasının yorucu olmasıydı. Bu süre zarfında Bimser Destek Ekibi tüm ihtiyaçlarımıza ve sorularımıza kısa sürede cevap verdi. Geçiş aşamasından bugüne kadar aklımıza gelen önemli önemsiz tüm soruları destek sistemi üzerinden Bimser’e sorduk. Sorduğumuz tüm sorulara Destek Ekibi tarafından hızlı ve açıklayıcı cevaplar aldık. Bugün itibariyle
    • Doküman İşlemleri,
    • Düzenleyici ve Önleyici Faaliyetler,
    • Denetim Faaliyeti,
    • Aksiyon Yönetimi,
    • Yönetim Gözden Geçirmesi,
    • Cihaz Yönetim Sistemi,
    • İSG Risk Değerlendirme,
    • Eğitim Planlama,
    • Çevresel Boyutlar ve Etkileri modüllerini aktif olarak kullanmaktayız.
    Dış Müşteri Şikayetleri modülünü ise en kısa zamanda işler olarak mevcut müşteri hizmetleri yazılımımıza entegre olarak kullanmayı hedeflemekteyiz.

    Yeni İş Birlikleri

    VAKKO olarak Bimser’in eBa Doküman ve İş Akışı Yönetimi yazılımını da aktif olarak kullanmaktayız. İhtiyaç duyulması halinde diğer yazılımları da gözden geçirme ihtimalimiz oldukça yüksek.