eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

TS 13298 Standardına Uyum


Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, kurumdan kuruma farklılık gösteren yapılara sahiptir. Bu farklı yapıları yakın bir formatta toplayıp birlikte çalışabilirlik problemlerini ortadan kaldırmak maksadıyla standartların oluşturulması gerekliliği ortaya çıkmıştır. Bu standartlardan birisi, Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (EBYSKRM)’ni baz alan TSE 13298’dir. EBYSKRM, kamu kurumlarında üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik belgelerin arşiv belgesi niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla, uluslararası standartlara uygun olarak 2005 yılında hazırlanmıştır. 2007 yılında “TSE 13298 Bilgi ve Dokümantasyon-Elektronik Belge Yönetimi” adı ile standart olarak kabul edilmiştir. eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi, TS 13298 standardına tamamen uyumlu ve uyumluluğu onaylı bir üründür.

Resmi Yazışma Usul ve Esaslarına Uygun Belge Üretme


Elektronik imza kanununun getirdiği yenilikler paralelinde Başbakanlık tarafından RYUUEHY güncellenerek, güvenli e-imzanın EBYS’lerde kullanılması ve güvenli e-imza ile imzalanmış belgelerin elektronik ortamda alış-veriş usulleri düzenlenmektedir. Halihazırda bilgi ve belge alış-verişi kağıt ortamında yapılmakta ve onay vasıtası olarak elle atılan imza kullanılmaktadır. Bununla beraber, kamu hizmetlerinin bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak sanal ortamda sunulması olarak tanımlanan elektronik devlet uygulamaları kapsamında kamu kurum ve kuruluşları arasında, elektronik ortamda resmi bilgi ve belge alış verişi uygulamaya konulmuştur. eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi, RYUUEHY esaslarına tamamen uyumlu bir uygulamadır.

Kurum İçi ve Kurumlararası Yazışma (E-Yazışma Paketi)


Kurum içi ve kurumlararası etkin olarak evrak alış verişinin gerçekleştirilebilmesi için altyapı oluşturmak maksadıyla Kalkınma Bakanlığı tarafından Elektronik Yazışma (e-Yazışma) Projesi çalışmaları yapılmıştır. Projenin temel amacı, kurum içi ve kurumlararası ve/veya gerçek ve tüzel kişilerle yaptıkları resmi yazışmaların, özellikle kurum dışı süreçleri ilgilendiren boyutuna bir kısım kuralların uygulanabilir olmasını sağlayacak yasal altyapının ortaya konulması olmuştur. Bu proje kapsamında; kurumların elektronik belge yönetim sistemi çözümlerinde uymaları gereken teknik özellikler belirlenmiş ve mevzuat düzenlemeleri ile e-yazışmanın işlerlik kazandırılmıştır. TS 13298 no’lu ve Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi adlı Türk Standardında bilgi ve belgelerin üretimi, iletimi ve saklanmasında uygulanacak usul ve esaslar belirlenerek paylaşılacak belgenin üst verisi, formatı ve benzeri unsurları tanımlanmıştır. eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi içinde mevcut olan “e-Yazışma Paketi” bu standartlara uyumlu çalışmaktadır.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Üzerinden Yazışma


Kişi ve kurumlar arasında etkin olarak evrak alış verişinin gerçekleştirilebilmesini sağlayan bir altyapıdır. Elektronik ortamda hukuken geçerli ve güvenli bir şekilde bilgi ve belge gönderimi, teslimi ve saklanması hususlarını kapsayan, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta şeklinde tanımlanan protokollerle çalışan, güvenli e-imza ve zaman damgası kullanan, KEP hizmet sağlayıcı sayesinde gönderen ve alan tarafın kimliklerinin belirlenmesini, gönderilen iletinin başkalarınca değiştirilmediğinin garanti altına alınmasını, gönderenin göndermediğini ve/veya alanın almadığını inkar edememesini sağlayacak bir sistemdir. KEP belgeyi zarf ile kurumlar arası taşıyan bir kuryenin yaptığı işin elektronik ortamda güvenli bir şekilde yapılmasını sağlar. eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi tamamen KEP uyumludur.

Standart Dosya Planı


Başbakanlık ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce geliştirilen Kurum ve Kuruluşlarca Müşterek Kullanılacak Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Esaslar adlı Genelge, kamu kurumlarında belgelerin düzenlenmesinde tek düzeliği, kapsamlılığı ve eşgüdümü sağlama amacını gütmektedir. Genelgede, elektronik ortamlarda belgelerin üretilmesi ve dosyalanmasında gereken altyapı oluşturularak, gerek fiziki, gerekse elektronik ortamlarda belgelerin aynı esaslar dâhilinde dosyalanmasına imkân sağlamak amacıyla, kamu kurum ve kuruluşlarının tamamında, “Standart Dosya Planları”nın uygulanmasının esas alındığından söz edilmektedir. Böylece her kurumda belge serilerinin başlıklarının belirlenmesinde ve kodlamalarda standartlaşma sağlamak, ilgili belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi, depolanması ve saklanması için elektronik ortamların gelişmesine olanak yaratmak amaçlanmıştır. Standart Dosya Planı, eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile birlikte hazır olarak sunulacaktır

EBYS Server


Sistemin çalışmasını sağlayan serverdir. Kullanıcılardan gelen tüm istekleri tanımlı olan politikalara göre yerine getirir. Belge yaratma, güncelleme, görüntüleme gibi bir çok işlevi yerine getirir. EBYS-Server, dokümanı veritabanında sorgular ve sıkıştırılan doküman kullanıcı makinesine fiziksel olarak gönderir. Tüm clientlar bu servera bağlanıp çalışabilir. Server üzerinde bağlantı yönetiminde herhangi bir problem olduğunda kendi kendini düzeltebilme ve çalışmaya devam etme gibi yetenekleri mevcuttur. Modül bir servis uygulaması olup arka planda sistem başlatıldığında otomatik olarak başlar. Oldukça düşük bir kaynak kullanımına sahiptir.

EBYS Web Tabanlı Kullanıcı Arayüzü


Web tarayıcılarına tanımlanmış bir URL aracılığıyla EBYS’ye erişirler, makinalarında herhangi bir ilave yazılıma gereksinim duymazlar. Kullanıcıların yetkileri dahilinde, belge oluşturma, kontrol etme, onaylama, görme, yazdırma ve raporlama işlemlerini yapabildikleri bir modüldür. Ayrıca, kullanıcıların yetkileri dahilinde, browser tabanlı olarak her zaman her yerden sisteme erişimlerini sağlar. Belge arşivinde tüm belgeler istenilen tarih aralığında veya belge numarasına göre izlemek mümkündür. Belgelerin statülerinin izlenmesi kolaylıkla yapılabilmektedir. Belge, kimler tarafından onaylamış, kimde kaç gün onayda bekliyor gibi monitoring işlemleri yapılabilmektedir.

EBYS Arama Motoru


Sistem üzerinde tanımlı olan tüm belgelere arama motoru ile içeriğinden kolayca erişilebilir. İlaveten belge ile ilgili indeks bilgilerden direkt belgeye erişim imkanı sağlanır.

EBYS İş Akış Motoru


Belgeler istenildiği gibi esnek olarak kurum içinde dolaştırılabilecektir. Belge üzerindeki detay bilgiler bazında, kural ve koşullar oluşturularak akış istendiği gibi yönlendirilir. Bu işlemler mevcut nesneler kullanılarak kolaylıkla yapılır. Hazırlanan belgelerin, tanımlanan politikalara uygun olarak elektronik ortamda dolaşımları sağlanır.

EBYS Mail Server Entegrasyonu


Onay ve bilgilendirme maillerinin asıl mail servera aktarılması görevini gerçekleştirir. Mail server çalışmaz iken mailleri saklar ve daha sonra önderilmek üzere bekletir. Çalıştığı anda mailleri gönderir. Böylelikle gitmeyen mail gibi problemler ortadan kaldırılır.